Новини за недвижими имоти

Принтирай новината

Управление на сгради - мисията възможна

Представете си, че сте отсъствали по-дълго време от страната. Или пък че месеци наред не сте ходили до някой столичен квартал. Със сигурност няма как да пропуснете никнещите като гъби нови, лъскави бизнес сгради. Модата напоследък диктува дори и проектираните за жилища постройки да имат по някой и друг етаж за офиси. Ако добавим и масовото застрояване на морските и зимните ни курорти с хотелски комплекси и строежите на затворени жилищни комплекси, логично стигаме до въпроса - как мениджърите ще управляват тази недвижима собственост, така че да имат реален контрол върху процесите и да сведат до минимум възможните загуби.

Отдаването под наем на големи площи изисква добра организация и професионализъм в управлението, защото в противен случай собственикът е изправен пред перспективата да губи от тях. И макар бумът в строителството на офис сгради и хотели да е факт, бумът в търсенето и предлагането на системи за управление на недвижима собственост все още не се забелязва на хоризонта. На фона на общото раздвижване в сегмента системи за управление на бизнеса може да се очаква, че и в тази област предстоят новини.

Цикъла материали за успешни приложения започваме с Facility Management (FM) Center. Това е цялостна система за управление на недвижима собственост и засега е единственият продукт от този вид, разработен в страната. Интегрираното софтуерно решение на "Немечек България" може да бъде закупено или взето под наем. При покупка цената зависи от обема на управляемата собственост и може да варира от 500 до 50 000 евро. Ползването на софтуера под наем е вариант, подходящ за нови сгради.

FM Center вече две години и половина "управлява" бизнес процесите при изграждането и експлоатацията на недвижима собственост на най-големия бизнес парк у нас - "Бизнес парк София" (БПС). От сайта на парка businesspark-sofia.com става ясно, че в момента функционират 18 сгради, 12 се изграждат, а по проект остава да бъдат построени още четири сгради и един паркинг. Това означава управление на стотици хиляди квадратни метра офиси, търговски обекти и паркоместа.

В момента FM Center "ръководи" наемните отношения между БПС и 175 компании, които имат офиси на територията на парка. Решението за въвеждане на система за управление и планиране на ресурсите е взето, когато клиентите стават толкова много, че е невъзможно да бъдат ръководени само с таблици Excel. Избират решението на "Немечек България", защото покрива всички дейности, свързани с управлението на собствеността.

"Програмата е отворена и съвместима, всичко можем да вържем към нея", обяснява Христо Москов, мениджър наеми в парка. "Всяка една нова сграда въвеждаме директно в програмата, не трябва да променяме нищо. Можем да построим 100 сгради и те ще се управляват от този софтуер", разказва мениджърът.

FM Center е базирана на Microsoft .NET платформа, използва типична трислойна архитектура - база данни, сървър за бизнес логика и потребителска част. Обменът на данни е асинхронен и се осъществява с помощта на SOAP протокол.

Този факт позволява на системата да функционира по един и същ начин и в локална интранет мрежа, и в интернет. Практически всеки потребител има достъп и извършва всички възможни операции, за които е оторизиран, от всяка точка на света. Плюс на системата е и удобният за работа потребителски интерфейс. Данните се въвеждат и редактират лесно, а извличането на необходимата информация от системата е опростено и автоматизирано.

Системата FM Center е разработена на модулна база. Всеки модул може да работи сам и във взаимодействие с останалите в зависимост от нуждите на всеки клиент.

Внедряването й спестява повече от 35% от разходите, които обикновено се правят при управлението на сграден фонд за бизнес нужди. Мениджърите боравят с точна и ясна информация, могат да следят всички разходи. Въпросът с "видимостта" на разходите е ключов за разработването на варианти за намаляването им. Така например, когато започнали работа в БПС, специалистите на "Немечек" открили работещ склад, в който от две години липсвали електромери...

Структурата на собствеността е основният модул, който подробно описва цялата собственост - офиси, зали, стаи, общи части, коридори, санитарни помещения. Елементите се описват в йерархична дървовидна структура, независимо дали става дума за къща, сграда или цял бизнес парк или хотелски комплекс.

Базата данни показва зададените конкретни характеристики към всеки елемент - застроена площ, височина, обем, площ на стените, съседни помещения. Модулът дава възможност за визуализация на документи в стандартни графични формати, както и задаване на hot spot и навигация по тях. Данните, въведени в този модул, се ползват от останалите модули на системата. Така се избягва двойното или тройно въвеждане на данни и се осигурява единен източник на информация за изчисления, свързани с елементите на собствеността.

На база на въведените данни в модул Структура на собствеността модулът Договори сам подготвя, генерира и разпечатва договорите за наем. Само чрез drag & drop от визуализираното дърво на собствеността системата автоматично описва наемателя, каква е цената на квадратен метър, за колко време е договорът, откога започва, кога свършва, има ли допълнително оборудване. Потребителят може да създава договори на български и на английски или двуезичен документ, в който текстовете вървят паралелно на двата езика.

Разходни центрове изчислява преките разходи, разпределя косвените, отчита различни показатели и предоставя подробни извлечения по разходни центрове.

Програмата следи разходите за всички консумативи - ток, вода, парно както на отделните офиси, така и на цялата сграда. Така мениджърите имат възможност да проследят разходите и да работят за намаляването им.

Оборудване и инвентаризация описва цялото налично оборудване, като съхранява подробна информация за всеки отделен елемент - тегло, размери, доставчик, продавач, инвентарен номер. Системата дава информация за разпределението на оборудването на територията на собствеността. Инвентаризационните списъци се генерират автоматично, което позволява бърза и лесна ревизия и бракуване на оборудване.

Справки дава пълна свобода на потребителя да генерира различни видове справки - за наети и свободни площи, за разходи по определени елементи от собствеността - помещения, сгради, паркинги. Клиентът сам решава кои данни да участват, как да бъдат групирани, къде да има контролни суми, кои данни да са филтрирани. Системата може да експортва данни от справки, направени в Excel формат.

Системи описва водоснабдяването, климатизацията, електрозахранването и сигурността. Модулът дава информация за разположението на елементите на съответните системи в отделните сгради и контролира и съхранява информацията за потреблението. Администрация генерира групи потребители, редактира номенклатурните списъци, задава и дефинира правата за достъп на отделните потребители на база разрешени и забранени действия с модулите на системата.

Внедряването на система за управление на ресурсите е сериозна инвестиция за фирмите и предприятията, а възвращаемостта е трудно прогнозируема. При всички случаи обаче системата улеснява работата, автоматизира процедурите, съкращава персонала, намалява грешките. Това позволява на мениджърите да се концентрират върху пряката си работа - търсене и намиране на нови клиенти.